מהי שיחת משוב?

שיחה משוב הינה שיחה משמעותית המתנהלת בין המנהל לבין העובד, בפרטיות, אחת לתקופה. שיחה זו יכולה להיות לצד תהליך הערכת עובדים, או שיחת משוב שוטף, העומדת בפני עצמה.

​

חשוב שהעובד יגיע מוכן לשיחה ויבין מהי שיחת המשוב, מטרותיה ומה תפקידו בשיחה. כמו כן מומלץ שתהיה לו היכרות מוקדמת עם הקלפים (במסגרת ישיבת צוות, תיקשור לעובדים, הדרכות וכן הלאה).

"כללי אצבע" לשיחת משוב טובה:

• משוב טוב שם דגש על שאילת שאלות. הרבה שאלות. כמנהל- תשאל, לפני שאתה אומר.

• משוב טוב מתרחש בהווה, מסתכל על העבר אבל תמיד תמיד מכוון לעתיד. את מה שהיה לא ניתן לשנות, רק ללמוד ממנו לעתיד. מה שנקרא: feedforward.

• משוב טוב הוא דיאלוג. כדאי שיהיה אמיתי, כן, פתוח, ולא מונולוג של אף אחד מהשותפים.

• משוב טוב הוא מאוזן, לא שיטת הסנדוויץ הישנה, אלא הזדמנות אמיתית לפרגון והבעת הערכה לצד נקודות לשיפור.

• משוב טוב הוא ממוקד. במקום "רשימת מכולת" של כל תחומי העיסוק של העובד, מתמקדים בשיחה ב1-3  נקודות.

• במשוב טוב, העובד הוא "שחקן פעיל", מעורב, על המגרש ולא צופה מן היציע.

• במשוב טוב, גם כשיש טפסים מעורבים, הם בצד, עוזרים לנו להתכונן לשיחה ולסכם אותה. אבל מי שמנהל את השיחה זה אנחנו, לא הטופס.

• מומלץ לבחור באותם היבטים בהם יש אפשרות להשפיע ולעשות שינוי. מה שדיברנו כבר 100 פעם ולא עזר – נניח בצד. נדבר על אותם היבטים, שבהם שיחה טובה יכולה לעזור ליצור שינוי.

• דוגמאות, דוגמאות, ועוד פעם דוגמאות. אחרת לא בטוח שהעובד יבין למה אתה מתכוון.

• לא חייבים להסכים על מה שהיה, כדאי להגיע להסכמות על מה שיהיה. וגם אם לא – לא נורא. אם נאמרים דברים משמעותיים, לוקח זמן לעכל, לעבד. המסר עבר, גם אם לא הגעתם להסכמות. זה נכון לשני הצדדים בשיחה.

​

מבנה מומלץ - שיחת משוב 2talk

פתיחת השיחה:

•פתיחה של המנהל – תיאום ציפיות והסבר על מהות השיחה ומטרותיה.

•המנהל מזמין את העובד  לבחור קלפים:

המלצה: קלף מתוך קטגוריית "החיים עצמם", ועוד קלף או מספר קלפים מתוך קטגוריות הרלוונטיות לשיחה (כמו: משוב עצמי, פירגון והערכה, מוטיבציה).

** בשלב שבו העובד בוחר את הקלפים, כדאי להשאיר אותו כמה דקות לבד בשקט אל מול הקלפים, ולצאת להכין קפה לשניכם.

גוף השיחה:

חלק ראשון-

•המנהל מזמין את העובד לדבר.  סדר מומלץ: להתחיל ב"חיים עצמם" (קלף כחול).

•המנהל מעמיק בשאלות בעקבות הדברים שהעובד מעלה: מתעניין, שואל שאלות, מדובב , מסכים או מחזק. כמו כן מוזמן להוסיף ולשתף מעולמו (רק, להיזהר לא להשתלט על השיחה).

​

חלק שני -

המנהל בוחר מספר קלפים עם שאלות אותן רוצה לשאול את העובד.

בשיחת משוב, זה מכוון ליצירת המשפך של השיחה: לבחור בשאלות שיכוונו וימקדו את השיחה באותם נושאים עליהם המנהל ירצה להתייחס בהמשך במשוב שלו. 

​

חלק שלישי-

•כעת מגיע החלק בו המנהל נותן את המשוב שלו. לעובד, המגיע לשיחת משוב, יש כמובן ציפייה לשמוע את המנהל שלו ולהבין כיצד התפקוד שלו נתפס בעיניו.

לצורך משוב המנהל ישנם 3 קלפים ייעודיים בגוון ירוק בהיר, בקטגוריית "משוב (מנהל)".

את המשוב כדאי למנהל לתת על פי הסדר בשלושת הקלפים בקטגורית "משוב (מנהל)".​

​

סיכום השיחה-

•מסכמים את השיחה במיקוד יעדים וציפיות לעתיד.​

•מתעדים בכלים הארגוניים הקיימים.

​

אלו קלפים רלוונטיים לשיחה?

​•כל הקלפים לבחירת העובד, למעט קטגורית "משוב (מנהל)" המיועדת לשימוש המנהל.

•אפשר, על פי החלטה ניהולית או ארגונית, לבחור להתמקד בקטגוריות מסוימות.

•קטגוריה מומלצת לתחילת השיחה, ל"חימום"  – קלף ראשון מתוך "החיים עצמם" (כחול).

•קטגוריות שמומלץ לבקש מהעובד להתייחס אליהן בשיחת משוב – קטגוריית "משוב עצמי" (סגול), "פירגון והערכה" (ורוד), מוטיבציה" (כתום).

​

דגשים לשיחה:

•עזרים - ערכת קלפי 2talk.

•אין הגבלה למספר הקלפים אותם בוחר העובד.

•לתת לעובד לבחור את השאלות כשהן פתוחות, כלומר הוא רואה את השאלות, ולא כאשר הקלפים הפוכים.

•דגש על דיאלוג, ולא מונולוג של אף אחד מהצדדים.

•70/30 (המנהל בהקשבה 70% מהשיחה)

•משך השיחה – 45-60 דקות. בפרטיות ואינטימיות, ללא הפרעות חיצוניות.

•את השיחה לתאם מראש.

•כדאי! בישיבת צוות מקדימה - לספר על מתכונת שיחת המשוב, להציג את הקלפים ולעשות את מה שניתן על מנת שהעובד יגיע מוכן.